10 REGOLE SALVA TEMPO PER SCRIVERE UNA MAIL

Invasi dalle mail. Sono più di 12 milioni le email inviate ogni giorno in Italia. La maggior parte con finalità di marketing, altre scritte tra colleghi per condividere informazioni più o meno utili. In maniera più o meno efficace. Con la conseguenza che i manager sono sempre più distratti e sempre meno produttivi.
Lo conferma anche una ricerca condotta dalla Michigan State University in base alla quale per leggere e rispondere al flusso continuo di mail ogni manager ci mette in media 90 minuti al giorno con evidenti impatti sull’efficienza in ufficio.
Numeri che alcuni anni fa hanno spinto alcune grandi aziende del calibro di Brunello Cucinelli, Atos, Microsoft, Halton, Ferrari a invitare i loro dipendenti a scriversi meno e incontrarsi di più per comunicare verbalmente.
Alcune di loro hanno poi messo in campo delle vere e proprie strategie per cercare di limitare l’abuso di posta elettronica.

  • Cucinelli, per esempio, ha introdotto il divieto di mail a più di 3 destinatari e incoraggiato a non scriversi dopo le 18. Limite orario che è stato adottato anche in Procter&Gamble, Deutsche Telekom, Volkswagen.
  • Microsoft, invece, per liberarsi dalle mail in eccesso ha introdotto un social interno di comunicazione dove i messaggi non urgenti sono pubblicati. In più, quando c’è bisogno di una chat più informale e veloce, si opta per skype for business.
Piccoli escamotage di sopravvivenza che hanno come obiettivo quello di migliorare la qualità della vita e mettere in salvo la nostra già ridotta capacità di concentrazione che, a dire il vero, potrebbe essere aiutata semplicemente usando un minimo di buon senso quando veniamo presi dal raptus di scrittura.

Come? Mettendo in pratica alcune semplici regole. Eccole:

1.  Pensa due volte prima di digitare compulsivamente sulla tastiera. Il che significa che è meglio ricorrere alla comunicazione via mail solo se necessario e se non si ha bisogno di un riscontro immediato. Altrimenti è molto meglio chiamare telefonicamente la persona interessata o, se si tratta di un collega, andare direttamente nel suo ufficio e confrontarsi con lui verbalmente.
2.  Indica sempre l’oggetto della mail che, possibilmente deve essere coerente con il suo contenuto. Un semplice gesto per evitare che finisca direttamente nel cestino senza nemmeno essere aperta, visto che in base alle ultime ricerche solo il 17% delle mail vengono aperte e lette.
3.  Evita di scrivere a tutto il mondo. Metti poche persone tra i destinatari, solo quelli a cui interessa strettamente la comunicazione che intendi avviare.
4.  Sintesi. Il tempo a nostra disposizione nell’arco della giornata va gestito con parsimonia. Inutile scrivere testi chilometrici. A volte bastano poche righe che vanno dritto al punto. Questo facilita la lettura, limita le possibilità di fare errori ortografici o di sintassi. Non va mai dimenticato, infatti, che la comunicazione attraverso le e-mail influenza la nostra reputazione professionale e, a volte, anche il brand aziendale. Anche per questo è sempre meglio, prima di digitare il tasto di invio inserire il controllo ortografico.
5.  Non abusare del “conferma di lettura”. Innanzitutto perché non garantisce al 100% che il messaggio venga veramente letto e poi perché potrebbe alla lunga infastidire il destinatario.
6.  Parsimonia con la scritta “urgente”. Meglio utilizzarla solo quando la comunicazione lo è veramente altrimenti perde di efficacia.
7.  Occhio alla grafica. Anche l’estetica aiuta la lettura. Scrivere tutto in maiuscolo non aiuta certo la lettura del nostro testo. Anzi, è un po’ come se volessimo imporci al nostro destinatario. Meglio usare il carattere tradizionale, senza sfondi particolari per agevolare il più possibile la lettura.
8.  Verifica gli allegati. Se sono pesanti, come nel caso di presentazioni, ricerche, fotografie in alta risoluzione etc., meglio usare servizi come WeTransfer, sono veloci e sicuri ed evitano al lettore di perdere tempo inutilmente.
9.  Attenzione a rispondere alle mail in arrivo. In particolare alle opzioni “rispondi” o “rispondi a tutti”. Pigiare sulla scritta sbagliata potrebbe creare dei veri e propri incidenti diplomatici. Così come è meglio non eliminare un singolo soggetto da una mail a cui si risponde a tutti i destinatari.
10.  Rispondere alle e-mail includendo una copia della comunicazione precedente aiuta la memoria dei destinatari.